Si dovrebbe emettere carte libro paga per i vostri dipendenti?

In un mondo in cui i metodi di pagamento stanno cambiando – dal nostro latte Starbucks al nostro affitto mensile – perché non anche il modo in cui i datori di lavoro compensano il loro personale?

In effetti, le aziende oggi hanno più opzioni sui salari che mai, come depositi diretti, trasferimenti di criptovaluta, PayPal e pagamenti mobili; è tutto ben lontano dalla distribuzione di monete d’oro o assegni cartacei.

Mentre startup e aziende continuano a sperimentare nuovi strumenti con cui pagare i loro lavoratori – compresa l’implementazione di tecnologie emergenti – anche altri metodi alternativi stanno guadagnando terreno. Una tale idea è carte del libro paga per i dipendenti, e potrebbero essere una valida opzione per la vostra organizzazione.

Che cosa sono le carte del libro paga dei dipendenti?

Una carta payroll è una carta prepagata che i datori di lavoro possono utilizzare per depositare uno stipendio dei dipendenti, salari, benefici o bonus. Un’alternativa agli assegni cartacei o al deposito diretto, i lavoratori possono quindi prendere queste carte di debito e prelevare i loro soldi da un bancomat, effettuare pagamenti elettronici e trasferire fondi tra conti. Le carte sono progettate per essere ricaricabili, quindi il personale non richiede una nuova carta ogni giorno di paga e nuovi fondi vengono depositati ogni periodo di paga.

È l’approccio giusto per la tua azienda e i tuoi dipendenti, però? Ecco alcuni dei principali vantaggi e svantaggi per l’implementazione e l’utilizzo di un tale sistema.

I professionisti

È possibile trasferire tutti i benefici alle carte del libro paga

Invece di distribuire compensi – bonus, ferie o benefici – attraverso un assegno fisico o una busta imbottita di denaro, è possibile invece allocare questi fondi attraverso una carta a pagamento. In alternativa, se i dipendenti hanno utilizzato il loro veicolo per scopi di lavoro o maturati altre spese mentre sul posto di lavoro, allora possono essere rimborsati quasi immediatamente senza il fastidio di un processo amministrativo tirato-out.

Oltre alla maggiore velocità con cui i fondi possono accedere all’account, offre anche discrezione. Ad esempio, se uno dei tuoi dipendenti riceve un bonus, ma altri no, il denaro può essere trasferito tranquillamente sul loro conto piuttosto che consegnare loro una busta fisica e causare risentimento con tutti gli altri.

Risparmiano sui costi di stampa

Si stima che i costi della carta rappresentino circa il 3% dei ricavi medi dell’azienda, il che potrebbe spiegare che le aziende, grandi e piccole, stanno gradualmente diventando senza carta. Il costo di stampa di un assegno cartaceo fisico o dichiarazione è piuttosto elevato, in particolare per le aziende che hanno una grande forza lavoro. Quando si fattore di elaborazione, inchiostro della stampante, affrancatura e tutto il resto che è coinvolto nel rilascio paycheques, i costi si sommano nel tempo.

Le carte prepagate per i dipendenti possono produrre vantaggi sostanziali per entrambe le parti. Il datore di lavoro spende meno su carta e inchiostro, mentre i lavoratori non possono avere bisogno di pagare per i servizi di assegno-incassare o attendere un assegno per cancellare presso l’istituto finanziario.

Hanno ridotto l’amministrazione

Nonostante l’utilizzo diffuso del software di elaborazione dei salari all’interno della maggior parte delle aziende, richiede ancora molti compiti amministrativi per condurre il libro paga in modo accurato. Una carta paga elimina molti di questi passaggi, il che aiuta anche l’organizzazione in quanto l’amministratore del libro paga può concentrarsi su attività più urgenti.

Offrono protezione ai dipendenti

Nella maggior parte dei paesi sviluppati, le carte del libro paga sono supportate da istituzioni governative. Negli Stati Uniti, ad esempio, la Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) sostiene le carte del libro paga, il che significa che ci sono molte più opzioni di recupero in caso di perdita e meno casi di contraffazione.

Inoltre, se un dipendente è vittima di furto, può segnalare la carta del libro paga persa al datore di lavoro e riceverne una nuova con il saldo corrente. Quanto tempo questo richiede potrebbe dipendere dalla società-per i dipendenti, anche un giorno potrebbe essere troppo lungo!

Forniscono la responsabilità

Ammettiamolo: un sacco di lavoratori lottano per mantenere la testa sopra l’acqua venire giorno di paga. Non appena è uno stipendio pagato, che una grande fetta di esso è scomparso, sia a causa di pagamenti ipotecari, bollette o manutenzione del debito dei consumatori. Con il tempo Lunedi rotola intorno, i dipendenti sono già chiedendo dove i loro sudati soldi è andato.

Come una carta di debito, le carte di pagamento dei dipendenti consentono ai tuoi lavoratori di tracciare ogni transazione, chiarendo dove sta andando esattamente tutto. È un modo conveniente per migliorare la responsabilità personale per il reddito sudato dei tuoi dipendenti e tenere traccia del loro budget mensile.

Aumentano i livelli di produttività

Se la tua azienda non fornisce depositi diretti e si basa su assegni cartacei, potresti notare un calo dei livelli di produttività. Perché? Se alcuni dipendenti sono unbanked e dipendono da un assegno-incassare impianto, poi si prenderà tempo fuori del loro giorno di otto ore per depositare l’assegno e ritirare i loro soldi. Anche i dipendenti che possiedono un conto in banca sarà ancora spendere una parte del loro turno di visitare un bancomat o bancomat e depositare un assegno, che è una seccatura in più per loro, e un modo inefficiente di fare affari per voi.

Danno un piccolo aiuto all’Unbanked

Per scelta o a causa delle loro circostanze personali, non è un dato di fatto che tutti i tuoi dipendenti avranno un conto bancario. Può essere piuttosto costoso vivere in questo modo perché le aziende che incassano assegni, i negozi di prestiti di giorno di paga e altre attività finanziarie alternative sono costose.

Tuttavia, una carta del libro paga consente ai dipendenti non bancari o underbanked di risparmiare tempo e denaro. In questo modo, la tua azienda potrebbe assistere a una miriade di vantaggi, come tassi di fatturato più bassi, maggiore produttività e maggiore fedeltà alla tua azienda.

I contro

Commissioni più elevate

A seconda del fornitore che hai assunto, le carte del libro paga verranno fornite con commissioni, tra cui declino, richiesta di saldo e spese di chiusura dell’account. Quello che fa più male, però, è probabile che sia il canone mensile di manutenzione, che può o non può essere coperto dal datore di lavoro. Ad esempio, la carta del libro paga E1 offerta da Visa addebita 2 2.95 al mese, anche se si rinuncia se c’è un deposito nella carta nello stesso mese. Nel complesso, si paga di più in tasse per una carta del libro paga di una carta regalo.

Restrizioni della legge locale

Che ci crediate o no, ma molti governi locali hanno schiaffeggiato le restrizioni sulle carte del libro paga. Alcuni dei regolamenti includono il divieto delle cosiddette commissioni spazzatura, l’obbligo di assicurazione sui depositi, il divieto di scoperti di conto e l’assicurazione di un migliore accesso ai fondi dei lavoratori. Per questo motivo, molti datori di lavoro potrebbero scoprire che le carte del libro paga dei dipendenti non valgono il mal di testa, se il governo esercita il suo club e costringe l’ufficio a tornare al deposito diretto o agli assegni cartacei.

I fondi persi sono difficili da recuperare

Se un dipendente è sottoposto a una violazione dei dati e, successivamente, a una frode, potrebbe rivelarsi difficile recuperare i fondi persi. Dovrai presentare un reclamo, seguito da un’indagine da parte del fornitore della carta e, anche in questo caso, potrebbe essere necessario molto tempo per ricevere il denaro truffato. Se i tuoi membri del personale vivono paycheque a paycheque, allora saranno frenetici fino a quando non vedranno il loro saldo completo del conto.

Perdi tempo sostituendo le carte

Una carta del libro paga persa è una preoccupazione sia per te come datore di lavoro, sia per il tuo dipendente. Se ciò accade, sei in balia dell’emittente per quanto riguarda il periodo di tempo per distribuire una nuova carta, verificare il titolare del conto e confermare il saldo totale.

I dipendenti sono contrari al cambiamento

È una caratteristica umana naturale diffidare del cambiamento. Consideralo dal punto di vista dei tuoi dipendenti, ad esempio; dopo anni di ricezione di un paycheque allo stesso tempo ogni mese, ora ti viene improvvisamente data una carta e ti viene detto di prendere accordi per trasferire fondi sul tuo conto bancario.

Mentre potrebbe essere più conveniente a lungo termine, probabilmente incontrerai una certa resistenza quando implementi la modifica.

Mentre ci sono argomenti convincenti qui a favore e contro le carte del libro paga, uno studio del 2018 del Center for Financial Services Innovation (CFSI) suggerisce che le carte del libro paga sono un’opzione di pagamento popolare tra i dipendenti.

Pertanto, potrebbe valere la pena offrire come opzione, specialmente se la tua attuale struttura del libro paga ha margini di miglioramento.

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