Gérer les Licences Commerciales pour Éviter Les Erreurs Coûteuses


La plupart des entreprises traitent les exigences en matière de licences et d’enregistrement au besoin, le personnel des services juridiques ou des opérations gérant leurs dépôts requis via un logiciel tel qu’Excel. Par conséquent, les employés sont souvent dans la position difficile d’essayer de rester au-dessus d’un cycle complexe d’exigences et de tâches en matière de rapports avec des conseils et un soutien inadéquats.

Que vous gériez des licences pour une petite entreprise professionnelle ou une organisation nationale, la tâche est longue et complexe. Les petites entreprises négligent souvent les exigences par manque de temps et d’expertise, tandis que les grandes entreprises en croissance souffrent souvent de lacunes en matière de licences parce qu’elles se trouvent dans plusieurs juridictions avec un vaste réseau de réglementations à suivre et à respecter. Parce que les licences elles-mêmes sont relativement peu coûteuses, coûtant des dizaines à des centaines de dollars dans chaque juridiction, elles peuvent être quelque peu oubliables. Et c’est précisément là que les entreprises rencontrent des problèmes.

Une autre raison pour laquelle les entreprises développent parfois des lacunes en matière de licences est que l’acquisition de licences prend du temps. Dans certaines juridictions, l’approbation prend au moins huit semaines après la présentation de la demande remplie, même lorsque la demande est parfaite. Dans les juridictions difficiles, il peut prendre des mois à un employé sans expertise en matière de licence pour se conformer aux exigences administratives et acquérir une licence. Lorsque les entreprises omettent d’inclure les licences dans leur stratégie opérationnelle, elles se retrouvent souvent dans la position de devoir retarder leurs plans ou risquer d’opérer sans licence pendant le traitement de leurs demandes. Souvent, les entreprises vont faire ce dernier, en pariant que les avantages l’emporteront sur les risques et en pensant qu’elles peuvent “rattraper leur retard” plus tard.

Malheureusement, une fois qu’un oubli se produit, ces frais de licence relativement mineurs peuvent faire boule de neige dans une avalanche de dépenses importunes. Voici une ventilation de certaines des dépenses qui peuvent résulter d’un écart de licence.

Occasions manquées

Dans de nombreux cas, les entreprises doivent obtenir une licence avant de pouvoir exécuter ou même annoncer leurs services dans un État ou une juridiction, et ces exigences sont activement appliquées. Le Virginia Board of Accountancy a récemment infligé une amende à un comptable pour avoir utilisé la désignation de CPA sur son profil LinkedIn sans licence active. En juin 2017, un homme de Washington a été cité pour avoir envoyé des opinions par courrier électronique sur la synchronisation des feux de circulation aux responsables de l’État de l’Oregon, car il n’était pas autorisé à exercer l’ingénierie dans l’État.

Malheureusement, de nombreuses entreprises ne se tournent vers la question de la licence qu’après avoir identifié une nouvelle opportunité qu’elles souhaitent saisir. D’ici là, il est souvent trop tard. La gestion stratégique des licences peut aider les entreprises à éviter l’expérience très frustrante (et trop courante) de manquer un contrat à 5 chiffres faute d’une licence de 500 $.

Pénalités et amendes

Les pénalités pour une licence caduque ou manquante dépassent de loin les coûts d’une licence proactive. Exemple:

  • Un ingénieur qui exerçait au Texas sans permis a récemment été sanctionné de 3 900 dollars de pénalités. La licence elle-même coûte 80 $.
  • Une maison funéraire de Pennsylvanie a été condamnée à une amende de 10 000 $ pour avoir fonctionné avec des licences expirées. Une licence coûte 35 $.
  • Rien qu’en août 2017, l’Oregon Construction Contractors Board a infligé plus de 60 pénalités totalisant plus de 146 500 to aux entrepreneurs pour avoir fait de la publicité, soumissionné ou effectué des travaux sans licence. Les frais pour une licence de 2 ans sont de 325 $.
  • Une start-up de ressources humaines a été condamnée à une amende de plus de 7 millions de dollars par l’État de Californie en novembre 2016 pour avoir permis à des employés de souscrire une assurance sans licence. Une licence d’agent d’assurance coûte 170 $.

De plus, de nombreux États ont des lois “sans licence, sans récupération” stipulant que les entrepreneurs qui opèrent sans licence actuelle perdent leur droit au paiement de leurs services, même si le travail est parfaitement effectué.

Coûts supplémentaires des mesures disciplinaires

Les frais de rétablissement d’une licence caduque ou révoquée sont beaucoup plus élevés que les coûts de maintien des licences à jour. De plus, les entreprises doivent signaler les mesures disciplinaires à d’autres juridictions où elles ont des licences, parfois à perpétuité, et les dirigeants d’entreprise peuvent être tenus de comparaître devant les commissions des licences pour des audiences disciplinaires. Toutes ces exigences aggravent les coûts et le fardeau administratif de l’entreprise.

Accusations criminelles

Dans de nombreux cas, le fait de ne pas avoir la licence appropriée en place avant d’opérer dans une juridiction entraîne des sanctions pénales allant du délit au crime. Les sanctions incluent également fréquemment la révocation de licence. Dans de nombreux cas, une représentation juridique est requise.

Atteinte à la réputation

Toutes ces mesures disciplinaires sont des dossiers publics, facilement accessibles en ligne à toute personne qui fait des recherches sur votre entreprise. Les dommages qui en résultent à la réputation et à la position concurrentielle de votre entreprise peuvent éroder votre capacité à capturer des activités futures pour les années à venir.

C’est une pénalité importante à payer pour avoir négligé un renouvellement de licence.

L’alternative : Conformité stratégique

La bonne nouvelle est que les lacunes en matière de licences sont totalement évitables. En fait, avec une gestion proactive et stratégique, les licences commerciales peuvent donner à votre entreprise un avantage concurrentiel. Être entièrement conforme en dit long sur vos normes professionnelles et la viabilité de votre entreprise, et vous permet de vous développer de manière agressive quand et où la prochaine opportunité vous mènera.

Beaucoup de nos clients viennent chez nous avec une seule demande: Prenez soin de cela pour que nous n’ayons plus jamais à y penser. Et compte tenu de certaines des expériences de licence qu’ils ont eues, nous comprenons. Mais nous aimons penser que nous aidons les entreprises à dépasser les expériences négatives pour voir la conformité comme nous le faisons: en termes de tranquillité d’esprit, d’agilité concurrentielle et de bonne réputation.

Vous voulez être dans un meilleur endroit en matière de licences commerciales? Que vous souhaitiez tout renverser et l’oublier, ou simplement donner à votre personnel interne les outils et le soutien nécessaires pour faire le travail, nous sommes heureux de vous aider.

Parlons conformité.

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