Devez-Vous émettre des Cartes de paie pour Vos Employés?

Dans un monde où les modes de paiement changent – de nos lattes Starbucks à notre loyer mensuel – pourquoi pas aussi la manière dont les employeurs indemnisent leur personnel?

En effet, les entreprises ont aujourd’hui plus d’options de paie que jamais auparavant, telles que les dépôts directs, les transferts de crypto-monnaie, PayPal et les paiements mobiles; tout est loin de distribuer des pièces d’or ou des chèques papier.

Alors que les startups et les entreprises continuent d’expérimenter de nouveaux outils pour payer leurs travailleurs, y compris la mise en œuvre de technologies émergentes, d’autres méthodes alternatives gagnent également du terrain. Une telle idée est les cartes de paie pour les employés, et elles pourraient être une option viable pour votre organisation.

Que Sont Les Cartes De Paie Des Employés?

Une carte de paie est une carte prépayée que les employeurs peuvent utiliser pour déposer le salaire, les salaires, les avantages sociaux ou les primes d’un employé. Une alternative aux chèques papier ou au dépôt direct, les travailleurs peuvent ensuite prendre ces cartes de débit et retirer leur argent d’un guichet automatique, effectuer des paiements électroniques et transférer des fonds d’un compte à l’autre. Les cartes sont conçues pour être rechargeables, de sorte que le personnel n’a pas besoin d’une nouvelle carte chaque jour de paie et de nouveaux fonds sont déposés à chaque période de paie.

Est-ce la bonne approche pour votre entreprise et vos employés? Voici quelques-uns des principaux avantages et inconvénients de la mise en œuvre et de l’utilisation d’un tel système.

Les Pros

Vous pouvez transférer tous les Avantages sur des Cartes de paie

Au lieu de distribuer des compensations – primes, indemnités de vacances ou avantages sociaux – via un chèque physique ou une enveloppe remplie d’argent, vous pouvez plutôt allouer ces fonds via une carte de paie. Sinon, si les employés ont utilisé leur véhicule à des fins professionnelles ou ont accumulé d’autres dépenses pendant leur travail, ils peuvent être remboursés presque immédiatement sans les tracas d’un processus administratif long.

Outre la vitesse accrue à laquelle les fonds peuvent entrer sur le compte, il offre également une discrétion. Par exemple, si l’un de vos employés reçoit un bonus, mais que d’autres ne le sont pas, l’argent peut être transféré discrètement sur son compte plutôt que de lui remettre une enveloppe physique et de provoquer du ressentiment envers tout le monde.

Ils économisent de l’argent sur les coûts d’impression

On estime que les coûts du papier représentent environ 3% du chiffre d’affaires d’une entreprise moyenne, ce qui pourrait expliquer que les entreprises – grandes et petites – deviennent progressivement dématérialisées. Le coût d’impression d’un chèque ou d’un relevé papier physique est assez élevé, en particulier pour les entreprises qui ont une main-d’œuvre importante. Lorsque vous prenez en compte le traitement, l’encre d’imprimante, les frais de port et tout ce qui est impliqué dans l’émission des chèques de paie, les coûts s’additionnent au fil du temps.

Les cartes prépayées pour les employés peuvent générer des avantages substantiels pour les deux parties. L’employeur dépense moins en papier et en encre, tandis que les travailleurs n’ont peut-être pas besoin de payer pour les services d’encaissement des chèques ou d’attendre qu’un chèque soit effacé à l’institution financière.

Ils réduisent l’administration

Malgré l’utilisation généralisée des logiciels de traitement de la paie dans la plupart des entreprises, il faut encore beaucoup de tâches administratives pour effectuer la paie avec précision. Une carte de paiement élimine plusieurs de ces étapes, ce qui aide également l’organisation, car l’administrateur de la paie peut se concentrer sur des tâches plus urgentes.

Ils offrent une protection aux employés

Dans la plupart des pays développés, les cartes de paie sont prises en charge par les institutions gouvernementales. Aux États-Unis, par exemple, la Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) soutient les cartes de paie, ce qui signifie qu’il existe beaucoup plus d’options de recouvrement en cas de perte et moins de cas de falsification.

De plus, si un employé est victime d’un vol, il peut signaler la carte de paie perdue à l’employeur et en recevoir une nouvelle avec le solde actuel. Le temps que cela prend peut dépendre de l’entreprise – pour les employés, même une journée peut être trop longue!

Ils assurent la responsabilité

Avouons-le: beaucoup de travailleurs luttent pour garder la tête hors de l’eau le jour de la paie. À peine un salaire est-il versé qu’une grande partie de celui-ci a disparu, soit en raison de paiements hypothécaires, de factures de services publics ou du service de la dette des consommateurs. Au moment où le lundi se déroule, les employés se demandent déjà où est allé leur argent durement gagné.

Comme une carte de débit, les cartes de paie des employés permettent à vos employés de suivre chaque transaction, en précisant exactement où tout va. C’est un moyen pratique d’améliorer la responsabilité personnelle envers le revenu durement gagné de vos employés et de suivre leur budget mensuel.

Ils augmentent les niveaux de productivité

Si votre entreprise n’offre pas de dépôt direct et s’appuie sur des chèques papier, vous remarquerez peut-être une baisse des niveaux de productivité. Pourquoi? Si certains employés ne sont pas bancarisés et dépendent d’un centre d’encaissement des chèques, ils prendront le temps de leur journée de huit heures pour déposer le chèque et retirer leur argent. Même les employés qui possèdent un compte bancaire dépenseront toujours une partie de leur quart de travail pour se rendre à un guichet automatique ou à un guichet bancaire et déposer un chèque, ce qui est un tracas supplémentaire pour eux et une façon inefficace de faire des affaires pour vous.

Ils Aident un Peu les Non Bancarisés

Que ce soit par choix ou en raison de leur situation personnelle, il n’est pas acquis que tous vos employés auront un compte bancaire. Il peut être assez coûteux de vivre de cette façon, car les entreprises d’encaissement de chèques, les magasins de prêts sur salaire et d’autres entreprises financières alternatives sont coûteuses.

Cependant, une carte de paie permet à vos employés non bancarisés ou sous-bancarisés d’économiser de l’argent et du temps. Ce faisant, votre entreprise pourrait bénéficier d’une myriade d’avantages, tels que des taux de rotation plus bas, une productivité plus élevée et une plus grande fidélité à votre entreprise.

Les inconvénients

Frais plus élevés

Selon le fournisseur que vous avez embauché, les cartes de paie seront accompagnées de frais, y compris les frais de déclin, de demande de solde et de fermeture de compte. Celui qui fait le plus mal, cependant, est probablement les frais de maintenance mensuels, qui peuvent ou non être couverts par l’employeur. Par exemple, la carte de paie E1 offerte par Visa facture 2 $.95 par mois, mais il est annulé s’il y a un dépôt dans la carte le même mois. Dans l’ensemble, vous payez plus de frais pour une carte de paie qu’une carte-cadeau.

Restrictions de la loi locale

Croyez-le ou non, mais de nombreux gouvernements locaux ont imposé des restrictions sur les cartes de paie. Certains des règlements comprennent l’interdiction des soi-disant frais inutiles, l’obligation d’assurance-dépôts, l’interdiction des découverts et un meilleur accès aux fonds de travailleurs. Pour cette raison, de nombreux employeurs pourraient trouver que les cartes de paie des employés ne valent pas le casse-tête, si le gouvernement manie son club et force le bureau à revenir au dépôt direct ou aux chèques papier.

Les fonds perdus sont difficiles à récupérer

Si un employé est victime d’une violation de données et, par la suite, d’une fraude, il peut s’avérer difficile de récupérer les fonds perdus. Vous devrez soumettre une réclamation, suivie d’une enquête du fournisseur de la carte et, même dans ce cas, la réception de l’argent fraudé peut prendre beaucoup de temps. Si les membres de votre personnel vivent chèque de paie en chèque de paie, ils seront frénétiques jusqu’à ce qu’ils voient le solde complet de leur compte.

Vous perdez du temps à remplacer les cartes

Une carte de paie perdue est une préoccupation à la fois pour vous en tant qu’employeur et pour votre employé. Si cela se produit, vous êtes à la merci de l’émetteur en ce qui concerne la durée de distribution d’une nouvelle carte, vérifiez le titulaire du compte et confirmez le solde total.

Les employés sont opposés au changement

C’est une caractéristique humaine naturelle de se méfier du changement. Considérez-le du point de vue de vos employés, par exemple; après des années à recevoir un chèque de paie au même moment chaque mois, vous recevez soudainement une carte et vous dites de prendre vos propres dispositions pour transférer des fonds sur votre compte bancaire.

Bien que cela puisse être plus pratique à long terme, vous rencontrerez probablement une certaine résistance lors de la mise en œuvre du changement.

Bien qu’il existe des arguments convaincants pour et contre les cartes de paie, une étude réalisée en 2018 par le Center for Financial Services Innovation (CFSI) suggère que les cartes de paie sont une option de paiement populaire parmi les employés.

Par conséquent, cela pourrait valoir la peine d’être proposé en option, surtout si votre structure de paie actuelle peut être améliorée.

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