Administrar Licencias Comerciales para Evitar Errores Costosos


La mayoría de las empresas se ocupan de los requisitos de licencia y registro según sea necesario, con personal en los departamentos legales o de operaciones que administran sus presentaciones requeridas a través de software como Excel. Como resultado, los empleados a menudo se encuentran en la difícil posición de tratar de mantenerse al tanto de un ciclo complejo de requisitos y tareas de informes con orientación y apoyo inadecuados.

Ya sea que esté administrando licencias para una pequeña empresa profesional o una organización nacional, la tarea requiere mucho tiempo y es compleja. Las pequeñas empresas a menudo pasan por alto los requisitos debido a la falta de tiempo y experiencia, mientras que las empresas grandes y en crecimiento a menudo sufren lagunas en las licencias porque se encuentran en múltiples jurisdicciones con una vasta red de regulaciones para rastrear y responder. Debido a que las licencias en sí son relativamente baratas, costando de decenas a cientos de dólares en cada jurisdicción, pueden ser algo olvidables. Y ahí es precisamente donde las empresas tienen problemas.

Otra razón por la que las empresas a veces desarrollan brechas de licencia es que las licencias tardan tiempo en adquirirse. En algunas jurisdicciones, la aprobación toma un mínimo de ocho semanas después de que se presente la solicitud completa, incluso cuando la solicitud es perfecta. En jurisdicciones desafiantes, un empleado sin experiencia en licencias puede tardar meses en navegar por los requisitos administrativos y adquirir una licencia. Cuando las empresas no incluyen licencias en su estrategia operativa, con frecuencia terminan en la posición de tener que retrasar sus planes o arriesgarse a operar sin una licencia mientras se procesan sus solicitudes. A menudo, las empresas harán lo último, apostando a que los beneficios superarán los riesgos y pensando que pueden “ponerse al día” más tarde.

Desafortunadamente, una vez que se produce un descuido, esa tarifa de licencia relativamente menor puede convertirse en una avalancha de gastos no deseados. A continuación se presenta un desglose de algunos de los gastos que pueden resultar de una falta de licencias.

Oportunidades perdidas

En muchos casos, las empresas deben obtener una licencia antes de poder realizar o incluso anunciar sus servicios dentro de un estado o jurisdicción, y estos requisitos se aplican activamente. La Junta de Contabilidad de Virginia multó recientemente a un contador por usar la designación de CPA en su perfil de LinkedIn sin una licencia activa. En junio de 2017, un hombre de Washington fue citado por enviar por correo electrónico opiniones sobre el tiempo de los semáforos a funcionarios del estado de Oregón porque no tenía licencia para practicar ingeniería en el estado.

Desafortunadamente, muchas empresas solo recurren a la cuestión de la concesión de licencias después de identificar una nueva oportunidad que desean aprovechar. Para entonces, a menudo es demasiado tarde. La administración estratégica de licencias puede ayudar a las empresas a evitar la experiencia muy frustrante (y demasiado común) de perderse un contrato de 5 cifras por falta de una licencia de $500.

Sanciones y multas

Las sanciones por una licencia caducada o faltante superan con creces los costos de una licencia proactiva. Por ejemplo:

  • Un ingeniero que ejerció en Texas sin licencia recibió recientemente una multa de 3 3,900 en multas. La licencia cuesta $80.
  • Una funeraria de Pensilvania recibió una multa de 1 10,000 por operar con licencias vencidas. Una licencia cuesta $35.
  • Solo en agosto de 2017, la Junta de Contratistas de Construcción de Oregón emitió más de 60 multas por un total de más de $146,500 a contratistas por publicitar, licitar o realizar trabajos sin licencia. La tarifa por una licencia de 2 años es de $325.
  • Una empresa de recursos humanos fue multada con más de 7 7 millones por el estado de California en noviembre de 2016 por permitir a los empleados realizar transacciones de seguros sin licencia. Una licencia de agente de seguros cuesta $170.

Además, muchos estados tienen leyes de “sin licencia, sin recuperación” que estipulan que los contratistas que operan sin una licencia actual pierden su derecho al pago por sus servicios, incluso si el trabajo se realiza perfectamente.

Costos adicionales de Acciones Disciplinarias

Las tarifas para restablecer una licencia caducada o revocada son mucho más altas que los costos de mantener las licencias actualizadas. Además, las empresas deben informar de las medidas disciplinarias a otras jurisdicciones donde tienen licencias, a veces a perpetuidad, y los ejecutivos de la empresa pueden ser obligados a comparecer ante las juntas de licencias para las audiencias disciplinarias. Todos estos requisitos agravan los costes y la carga administrativa de la empresa.

Cargos penales

En muchos casos, no tener la licencia adecuada en su lugar antes de operar en una jurisdicción conlleva sanciones penales que van desde delitos menores hasta delitos graves. Las sanciones también incluyen con frecuencia la revocación de la licencia. En muchos casos, se requiere representación legal.

Daños a la reputación

Todas estas acciones disciplinarias son de dominio público y están disponibles en línea para cualquier persona que investigue su negocio. El daño resultante a la reputación y posición competitiva de su empresa puede erosionar su capacidad para capturar negocios futuros en los próximos años.

Eso es una multa muy alta a pagar por pasar por alto una renovación de licencia.

La alternativa: Cumplimiento estratégico

La buena noticia es que las brechas de licencia son totalmente evitables. De hecho, con una gestión proactiva y estratégica, las licencias comerciales pueden dar a su empresa una ventaja competitiva. Ser totalmente compatible dice algo sobre sus estándares profesionales y la viabilidad de su empresa, y le permite crecer agresivamente cuando y donde le lleve la próxima oportunidad.

Muchos de nuestros clientes vienen a nosotros con una petición: Ocúpese de esto para que nunca tengamos que pensar en ello de nuevo. Y dadas algunas de las experiencias de licencia que han tenido, lo entendemos. Pero nos gusta pensar que ayudamos a las empresas a superar las experiencias negativas para ver el cumplimiento de la forma en que lo hacemos: en términos de tranquilidad, agilidad competitiva y buena reputación.

¿Quieres estar en un lugar mejor cuando se trata de licencias comerciales? Ya sea que desee darle la vuelta y olvidarlo, o simplemente darle a su personal interno las herramientas y el apoyo para hacer el trabajo, estaremos encantados de ayudarlo.

hablemos de cumplimiento.

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